Stare recepty na archiwizowanie dokumentów powoli odchodza do lamusa. Dzieje się tak dlatego, że papierowe dokumenty trudno przechowywać a wytworzenie ich jest stosunkowo drogie. Archiwizowane w tradycyjny sposób dokumenty dostarczają czasem dużo problemów, ponieważ wymagaja dużej przestrzeni magazynowej. Magazynowanie sporej liczby papierowych dokumentów bywa czasami bardzo kłopotliwe. Do takiego sposobu magazynowania wszak niezbędna jest olbrzymia powierzchnia przystosowana do takich celów. Skuytecznym remedium na takie trudności może być archiwum elektroniczne ³. Dzięki niemu możliwe staje się tanie i łatwe uporządkowanie wszystkich istotnych dla organizacji danych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów to metoda dzięki której odnalezienie właściwego dokumentu zajmuje tylko parę sekund. Archiwum zakładowe używające elektronicznej archiwizacji danych, wymaga zdecydowanie {mniejszych nakładów/skromniejszego zaplecza) pod wzgledem przestrzennym. Dzięki temu , że dokumenty przechowywane są w data center a nie w przepastnych szafach i szafeczkach, użytkownik zyskuje nie tylko możliwość natychmiastowego dostępu do informacji. Dodatkowym plusem archiwum elektronicznego jest centralizacja danych, która wprowadza nową jakość w dziedzinie zarządzania dokumentami. Oprócz tego takie archiwum zakładowe jest bardzo bezpiecznym rozwiązaniem. Do ważnych dokumentów mają dostęp wyłącznie osoby które posiadają odpowiednie uprawnienia i upoważnienia. Elektroniczna archiwizacja dokumentów znacznie usprawnia proces przepływu dokumentów w organizacji oraz czyni go dużo bardziej bardziej elastycznym.